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Office 365の活用

Facebookではちらりと触れていましたが、今月から新しく吉田さんを迎えました。新人さんを迎えるとやはり職場の雰囲気も少し変わり、フレッシュな気分です。また、吉田さんと話す度に自分が新卒で入社した会社でのことを懐かしく思い出し、身が引き締まる思いがします。

入社日までの準備中、今後も同じように新人さんを迎えることがあるかもしれないことなどから、Office 365を活用して工夫をしてみましたので、少しご紹介したいと思います。

ナレッジの共有

創業からこれまではずっと3人で活動してきましたので、例えば全員に配信されるメールアドレスなどさまざまな共有事項はチャットワークもしくは口頭で伝えていました。チャットワークに書いていることであれば検索も可能ですが、「暗黙のルール」状態になっていることも多々あるのではないかと考えました。

そこで、現在私が把握しているルールや共有事項をOffice 365の「SharePoint チーム サイト」に記述してみました。具体的には、チームサイトのノートブック(OneNote Online)にまとめることになります。

社内向けサイトの構築にドメイン・サーバーを用意したり、認証情報を管理したりする必要がなく、手軽に情報共有が行えることがメリットだと感じました。

ミーティングスペースの予約システム

吉田さんの入社時期と同じ頃、関連会社とのテレビ会議システムを導入しました。これまでは来客があった際に使うぐらいのミーティングスペースでしたが、今後不定期に誰かがテレビ会議システムを使ってミーティングを行う事が予想され、ミーティングスペースの予約システムが必要なのでは?と考えました。もし予定がバッティングして来客の方や会議のメンバーに迷惑をかけるようなことがあってはいけません。

そこで、Office 365でミーティングスペースの予約ができないかと検索してみたところ、「Office 365サイト活用入門(36) 会議室を利用する | マイナビニュース」に紹介されている通り、Outlookを利用して簡単に予約システムを作ることができることが分かりました。

記事の通り手順を進めることで会議室をOutlookに作成することは簡単にできたのですが、デスクトップのOutlookからアクセスすることができないこと、またミーティングスペースの予約と自分のスケジュールの2つを入力しなければならないことが問題になりました。

これについて調べてみると、「会議室や備品の予定表の詳細情報を見る方法 | Office365Room」で丁寧に解説がされており、無事に解決することができました。当社ではMacを利用しているため、Windows PowerShellでの作業には慣れておらず少し大変でした。

まとめ

社員が増える度、管理しなければならない事柄などがどんどん増えていくと考えられますが、Office 365などを積極的に活用し、よりよいサービスをお客様に提供していくことができるよう努力してまいります。

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