日々の業務で属人化が発生すると、不測の事態が発生した時に業務が滞ってしまいます。もちろん健康管理等には十分注意していますが、私も2年前の今頃は不運にも交通事故に遭いました。幸い怪我はなく業務に支障はありませんでしたが、あと0.5秒早かったら、もし雨が降っていなかったら、結果は異なっていたかもしれません。
いつ何が起こるか分からないのが人生、それに備えることも必要だと考え「見える化」に取り組んでいます。この「見える化」は日々の業務の効率化・品質向上にもつながっています。その取り組みをいくつかご紹介したいと思います。
メール
プロジェクトが始まると、関係者間のやり取りはメールで行われることが多いでしょう。メールを送信する際は、必ずccにプロジェクトのメンバー、もしくは社長を入れるようにしています。多くの企業ではそのような運用にされていると思います。
加えて、当社ではOffice 365を利用していますので、いざという時には社長が各メンバーのメールボックスにアクセスできるように設定しています。アクセスする際にメンバー固有のパスワードは必要ありませんので、メンバーはいつでも自由にパスワードを変更することができます。
案件リスト
目下動いている案件以外にも、打診のあった案件、プロジェクト開始待ちの案件など、案件は多数存在します。メンバーが増えるほど案件は増加するでしょう。
そこで、Office 365のサイト（SharePoint）を利用して「案件リスト」を作成しています。SharePoint ストアに無料で使用できる「案件管理」のアプリがありましたので、それをカスタマイズ...独自の入力フィールドを追加して使用しています。
プロジェクト・タスク管理
プロジェクト管理ツールの選択肢はいくつかありますが、現在はRedmineを利用しています。日々のタスクをチケットに登録するだけでなく、案件遂行に当たって必要な情報をWikiに記載するなどし、作業・案件情報の「見える化」を図っています。
ちなみにRedmineは予定工数・作業時間が記録できますので、見積りと実際にかかった時間を比較して振り返りをしたり、次の見積り・作業スケジュールの設定時に反映したりしています。
ソースコード
不測の事態が発生した際、ソースコードにアクセスできないことが一番困ることです。最近はCSSをSassで書いたり、JavaScriptをMinifyしたりすることも多く、元のソースがないと一気に作業効率が低下します。
そこで、作業中のソースコードはGit リモートリポジトリにpushするようにします。社内でアクセス権をきちんと設定しておけば、作業者が変わる場合・またコラボレーションする場合でも、容易にソースコードにアクセスすることができます。
まとめ
プロジェクトを成功に導くためには個々の技術力を磨くことも重要ですが、今回ご紹介した「見える化」のような地味な作業も非常に重要だと考えています。上記のような取り組みを常日頃から実践、また改善し、いつでも安定したサービスを顧客企業様へ提供できる体制を維持したいと考えています。