日頃お世話になっている方から「周年祭イベントをやりたい」ということを伺ったので、これから当日までの間にやることを整理するために意見を出し合ってきました。
付箋に書き出して、左から右へ向けて時系列で模造紙にペタペタ貼っていく簡単な作業です。
（写真を撮り忘れて後でスマホで撮影して送っていただきました^^;）
このように「見える化」しておくと、いつでも確認できて忘れないし、関係者全員が共通の認識を持つことができるので良いです。
これで「誰がどこを担当するのか」「いつ着手していつまでに完成させておくのか」というイベント当日からの逆算も容易になりました。
せっかくのお祝い事なので...と、やりたいことがたくさん出てきてどんどん話が広がっていくのは楽しいのですが、かけられる時間と予算、人員は限られているので「やるべきこと」「やりたいこと」「やったほうがいいこと」を明確にして、きちんと優先順位をつけておかないと何も進まないまま当日・・・なんてことにもなりかねません。
そしてイベントを成功させるために一番大事なのは「成功」の定義を決めておくこと。
何を以って成功とするのか。
ここが決まっていないと、どこを目指せばいいのかがわからず関係者みんなが迷子になってしまいます。
例えば、当日の満席だったり、その後のビジネス展開だったり、参加者の満足度だったり。
ここは主催者によって様々だと思います。
また、この作業では「やりたい」と思ったことを自由に書き出していくわけですが、
同時に「成功」というゴールに対して「やらなくてもいいこと」も明確になるため、優先度の高いものに集中することができます。
今回はこんな感じで裏側で参加させていただけるようなので、ちょっとワクワクしています。
開催まであと2か月半あるので、イベントの成功に向けて着実に進めていきたいですね^^